【部局情報技術責任者向け】各種申請手続きのワークフロー化に伴うご協力のお願い

                          2021年5月28日
部局情報技術責任者 各位
(CC:事務担当者 御中)
                         
                      情報基盤機構事務室
                                
当機構関連の各種申請手続きにおいて、部局情報技術責任者の承認印が
必要なものが複数ありますが、順次、サイボウズガルーンのワークフロー
申請を使用した電子申請へ移行を進めております。

部局情報技術責任者におかれましては、承認すべきワークフロー申請が
発生した場合にメール通知を受け取るための事前設定が必要になりますため、
お手数ですが未実施の場合は下記「メール通知設定について」の設定を
お願いいたします。

また、該当のメール通知があった場合には下記の「ワークフロー上の
承認処理について」の手順にて承認処理を行っていただきますよう
お願いいたします。

何卒ご協力の程よろしくお願い申し上げます。

■メール通知設定について

 サイボウズガルーンによるワークフロー申請について – 事前設定
 https://www.center.tottori-u.ac.jp/services/cbg-workflow#prep

 a.メール通知の設定(※必須)

  メール通知設定を行うことで、承認すべきワークフロー申請があった
  場合等に、承認者宛にメール通知を受け取ることができます。
  上記手順で設定をお願いいたします。

 b.代理承認者の設定(※希望される場合のみ)

  承認処理について、代理承認者を設定することが可能です。
  必要に応じて上記手順で設定をお願いいたします。

  ※ワークフロー申請があっても、代理承認者にはメール通知が行われません。
   代理承認を委託する場合は、都度、承認者から、代理承認者へ、
   個別に連絡を取って依頼する必要があります。

■ワークフロー上の承認処理について

 上述のメール通知設定を行っている場合、ワークフローにより申請されると、
 部局情報技術責任者(承認者)へメールで通知が行われます。

 メール件名の例:[進行中] No. XX-2021-0001 XXXXX申請(XXXXX)

 メール中のURLをクリックすると申請内容がWEBブラウザで表示されますので、
 ご承認頂ける場合は、画面下部の「承認する」をクリックしてください。
 申請内容状況に応じて「却下」「差し戻す」を選択いただくことも可能です。
 なお、メール通知設定を行っていない場合は定期的にガルーンのワークフロー
 画面をご確認いただきますようお願いします。

 ガルーンによるワークフロー申請について
 https://www.center.tottori-u.ac.jp/services/cbg-workflow/

■ワークフローへ移行済みの申請について

 ・ネットワーク通信許可申請書(2021/4/14開始)
 ・VLAN設定申請書(2021/05/27開始)
  
  情報ネットワーク(TUINS)関連申請書
  https://kb.oict.tottori-u.ac.jp/services/tuins/

 ・UPKI電子証明書の発行申請(2021/3/5開始)

  UPKI電子証明書
  https://kb.oict.tottori-u.ac.jp/services/upki/

 ・Google サイトへの本学ドメイン付与申請(2020/9/29開始)

  Googleサイト
  https://kb.oict.tottori-u.ac.jp/services/google-sites/

■備考

 下記組織図に沿って、メール送信を行っております。

 鳥取大学情報システム・情報セキュリティ管理体制組織図及び緊急時連絡網
 https://www.center.tottori-u.ac.jp/limited/files/forms/tuins-orgchart.pdf

以上、よろしくお願いいたします。

           [問い合わせ先]
           情報基盤機構 事務室
           (旧 総合メディア基盤センター)
           E-Mail/ servicedesk@oict.tottori-u.ac.jp

Categories: お知らせ, Tags: N⁄A, Published on 2021/05/28, Updated on 2021/05/28, 526 views